大数据与档案资源开发利用
国资委党委委员、秘书长
（2015年9月23日）
当今世界，信息技术革命日新月异，对国际政治、经济、文化、社会、军事领域发展产生了深刻影响。信息化和经济全球化相互促进，互联网已经融入社会生活的方方面面，深刻改变了人们的生产和生活方式。信息技术与经济社会的交汇融合引发了数据呈几何级的迅猛增长，大数据已成为国家基础性战略性资源，正日益对全球生产、流通、分配、消费活动以及经济运行机制、社会生活方式和国家治理能力产生重要影响。而企业档案是企业最大的数据资源集合，中央企业的档案管理面临着大数据时代的挑战和新的发展机遇。习近平同志指出：档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要。国资委党委历来高度重视中央企业档案工作，强调中央企业档案是中央企业重要无形资产，是国有资产重要组成部分，要求在当前先进信息技术加速发展的大背景下，充分利用大数据技术推动企业档案资源开发利用，使档案资源更好地发挥支持企业决策、管控、创新、发展，提升竞争力的基础数据资源的作用。
一，数据资源对企业发展有着重要的战略意义
目前，我们所处的时代，是一个大规模产生、分享和应用数据的时代，信息流引领技术流、资金流、人才流，信息资源日益成为重要的生产要素和社会财富，信息掌握的多寡成为国家软实力和竞争力的重标志，可以说谁拥有了数据资源谁就拥有了未来。企业的实物资产与数据资源就如同车之两轮、鸟之两翼，管理好、利用好企业数据资源，对提升工作效率和质量、促进企业改革发展具有重要的战略意义。
——数据资源是企业基础性的战略保障
随着计算机的不断普及和信息技术的跨越发展，“数据”这一计算机科学领域的词汇已被人们广泛熟知，其原有词义也被延伸应用，“大数据”便成为“海量信息”的代名词。可以说，在当前时代，无论是政治、经济、社会等宏观领域，还是企业、个人等微观个体，其决策与行为正越来越基于对数据或者说是“海量信息”进行汇总分析后而作出，不再仅凭经验与感觉。数据资源与信息管理的重要性不言而喻。谷歌公司是大数据时代的开拓者，同时也是大数据资源开发利用的获益者。通过对数据资源的深度挖掘和开发分析，谷歌公司可以实现客户情绪分析、交易风险提示、产品推荐、客户流失预测、法律文案分类、电子邮件内容过滤、政治倾向预测、物种鉴定等诸多目标。通过上网行为分析甚至实现能个人身份定位。据称，大数据能给谷歌公司每天带来2300万美元的收入。
大数据时代，数据即资产的概念正被越来越多的企业接受和认可，数据成为基础生产资料与市场要素，由此产生的“大数据”的战略价值不亚于工业社会的能源。欧美发达国家大型跨国企业已经将大数据作为企业核心竞争力的关键要素。今年8月19日，国务院常务会议通过了《关于促进大数据发展的行动纲要》，会议强调要开发利用好大数据这一基础性战略资源，这正是顺应世界潮流，从顶层设计上来推动大数据产业发展，这也为我们企业的发展、转型升级指明了战略方向。
——数据资源是企业转型升级的动力引擎
转型升级是一个企业迈向更具获利能力的资本和技术密集型经济领域的过程。企业升级不仅包括产品升级、功能升级、质量升级、过程升级，还包括产业链、价值链的升级。中央、国务院领导同志高度重视中央企业转型升级，明确指出中央企业要进一步增强紧迫感和责任感，切实转变发展方式，结合企业实际，加快解决影响企业转型升级的主要矛盾，为做强做优做大中央企业作出新的更大贡献。
我们很多企业在发展的过程中，积累了大量数据资源，这些数据包含企业发展历程、竞争态势、市场分布、发展趋势、人力资源、科技研发、管理信息、客户资源等等，对企业可持续发展具有重要的战略意义。通过充分利用大数据技术对海量的数据资源的广泛搜集、深度挖掘、归纳分析和开发利用，可以为企业制定发展战略、重构商业模式、优化生产流程、完善产品设计、把握竞争优势、抢占市场先机、实现精细管理等提供基础支撑，助力企业转型升级。
——数据资源是企业精益管控的重要支撑
企业管控模式是指企业为实现其经营目标组织资源、开展经营生产活动的基本框架和方式。随着互联网日益普及，将极大地改变社会生产方式，传统的以大工业规模化时代为背景、以泰勒科学管理为灵魂、以精英官僚体制为主要特点的企业生产模式、管理模式面临诸多挑战。以更加民主、更加扁平、更加灵活、更加高效、更加前瞻为特点的战略管控模式日益为现代企业所青睐。
运用大数据技术对数据资源进行开发利用，与战略管控的思想一脉相承。战略管控重视集团内外部的协调共赢以及系统分层管理，大数据技术强调数据共享、协作共生。大数据更为丰富的数据收集手段有利于把握外部环境变化，减少市场经营风险。并且，战略管控主体是自上而下，大数据的处理和分析能力可以实现决策层、经营层和操作层不同层面的信息整合，增加对集团资源的协调与控制。因此，大数据技术从广度和深度两个层次为战略管控治理提供了手段。通过利用大数据技术对数据资源的开发，我们就能够重塑企业管控模式，使得创新、协同、共享和服务成为企业精细管控的主旋律。
二，有效开发利用档案资源，才能更好地融入中心、服务大局
随着现代信息化技术和档案理论和管理实践的发展，企业档案的概念已从传统的公函文件、文书音像资料等，延伸至企业生产经营管理过程中，形成的具有保存价值的各种文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史信息记录；而档案管理也从传统的保存、保管、提供利用，拓展为企业知识资产和信息资源全生命周期管理的行为。因此，有效开发利用档案数据资源对企业决策、运营管控、市场竞争、效益效率、文化传承、转型升级、可持续发展等都起到至关重要的作用。
（一）档案是企业信息资源的聚集地，必须加快数字化建设。
档案是企业最基本、最重要、最核心、最全面、最有序的信息资源聚集地，覆盖了企业经营活动的所有内容。长期以来，受传统档案管理思维所限，企业档案管理普遍存在“重管理、轻使用”的现象。这就导致大量有价值的档案数据资源长期在档案库房处于冬眠状态，其价值得不到很好的挖掘利用，导致我们档案工作得不到应有的重视，档案工作人员同样得不到应有的重视。实践证明，积极利用大数据技术，对海量的档案数据资源海量数据进行聚类、分类、相关性分析，找到数据之间的关系，建立各种数据模型，使“死档案”变为“活信息”，为企业生产经营提供多角度、全方位、有价值的服务，才能使档案资源转化为现实生产力。也只有如此，档案工作才能在企业日常管理与生产经营中由被动变为主动，由末端变成前端，由无关紧要变得举足轻重。
（二）档案是企业核心数据的储能池，必须推进全方位利用。
全球范围内，运用大数据推动经济发展、完善社会治理、提升政府服务和监管能力正成为趋势。对于企业而言，通过大数据技术对档案资源开发利用，可以更好地发挥档案为企业储能充电的基础作用：一是传承企业文化。企业文化是一个企业由其价值观、核心理念、企业形象、行为方式等组成的特有的文化现象。档案真实地记载了企业发展沿革和管理团队经历，描述企业的战略思路和核心竞争力，规范企业的经营与管理规则。企业档案与企业文化建设，是载体与内容的关系。档案是企业文化的非常重要的载体之一，在培育和倡导、传承企业文化弘扬企业价值观方面具有重大作用。二是服务企业发展。在大数据背景下，做好档案的开发利用工作，是现代企业加强自身经营管理、创造经济效益、谋求自身发展的重要手段。通过对档案资源的分析研究，把企业档案中潜在的信息转化为现实生产力，就能够使档案信息资源更好地服务中心工作、服务企业发展。三是防控经营风险。企业是当今社会最典型的经济生产组织，是人类及其财富高度集中之处，而企业往往面对的风险也会更多、更复杂。企业风险防控就是通过一定的制度安排与技术手段发现风险、判断风险、控制风险、降低风险、转移风险进而创造风险防控的价值的过程。通过加强企业档案管理与资源开发利用，可以形成倒逼机制，使得企业强化日常管理，堵塞管理漏洞。同时，档案作为一种具有凭证意义的信息资源，具有辅助企业进行风险控制的信息价值，这是一种被动意义的风险防控，这两者对于现代企业防控风险具有重大意义。四是维护企业权益。企业在经济运作之中面临着各种利益交织，可能产生各种纠纷,企业要想减少经济运作中的麻烦与损失，就得在平素的企业管理中谨慎、细致的保存好，既有时效性又有真实性，较为翔实完整的企业档案做证据，以有效维护自身权益，唯有如此才能在经济纠纷中立于不败之地。这方面我们与一些跨国公司有很大差距，但我们中央企业中一些国际化程度比较高的企业已经在迎头赶上。这里有一个案例，中国建筑依靠严谨的海外档案管理制度与全面的档案资料，使得公司在海湾战争后的索赔工作得到了联合国索赔委员会的高度认可，几乎支持了企业的全部诉求，为国家追回经济赔偿3.8亿美元，为企业挽回经济损失9亿美元。实际上，我们很多中央企业都有这样的案例，往往一件档案可能会给企业带来巨大效益，或避免一次法律纠纷。
（三）档案是企业改革发展的助推器，必须实施多元化转型
大数据的背景下，企业改革发展对档案信息资源的需求日益迫切。然而，我们的档案资源开发利用还存在着许多薄弱环节，如：传统档案管理手段单一、方法落后，很多环节还未摆脱手工劳动；各档案管理单位分散、封闭管档，导致资源共享性差，社会化服务水平低；大部分档案资源还处于非电子化、非数字化、非网络化、非标准化状态。我们对档案信息资源开发不足，就会导致企业数据资源集中的优势就无从发挥。这就要求我们要以数据资源开发利用为核心推动档案管理转型：一是由传统管理向信息管理转型。传统档案管理的流程是档案的产生、档案分类、档案编目、档案排序、档案描述层级；并且传统档案管理以纸质为主，文档保存、借阅、管理不方便，容易损坏泄密。传统的档案管理方式已不能适应大数据发展要求，档案管理信息化成为新形势下发展趋势。档案信息化管理，是通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，经系统加工和网络传输后，实现档案信息资源的合理配置和有效利用，最终实现档案信息资源共享。换句话说，档案信息化过程实际上也是指档案管理模式从以存档、管档为主到以用档为主的过程。唯有如此，才能加速实现档案管理现代化，真正实现档案数据资源开发利用的目标。二是由封闭向开放转型。大数据时代档案工作的覆盖面更宽、受众面更广，表现出更强的关联性、服务性的特点。企业档案事业只有走出神秘象牙塔，联系于企业发展、根植于企业发展、服务于企业发展，才能有广阔的发展空间，走向真正意义上的现代化。这就要求企业档案人要改变档案资料“锁在深闺人不识”的状况，充分运用互联网思维、大数据技术，优化档案服务措施，强化智能查询，改进服务内容。积极探索发展诸如信息导航服务、增值服务、推送服务等以用户为中心的档案服务新模式，尽快实现开放融入型的档案管理目标。三是由分散向集约转型。长期以来，档案保管机构各自为政，造成档案资源长期分散，这种传统管理模式带来的弊端急需变革。大档案理念就是按照实际情况，运用互联网思维，强调档案收集全覆盖，将分散保存在不同档案保管机构的档案资源集中统一到综合档案馆，实现档案资源的集中与整合，并建立档案资源管理平台，实现档案实体的集中以及档案数据资源的集聚。借助这一理念，构建区域性大档案格局，打破档案保管机构之间有关档案接收利用界限，广泛整合区域范围内的全部档案资源，以方便各方面使用。建立综合档案室,档案从分散到集中,档案室从杂铺到金库,如此就能够优化配置，建立门类齐全、资源丰富、结构合理的馆藏体系，实现互联网+档案资源的目标。四是由保管向服务转型。传统的档案管理局限于档案保存和管理，服务意识和服务能力不足。这与网络时代的社会现实需求不相适应，导致档案管理不能为企业和社会提供优质的服务。传统档案工作及档案部门亟需重新定位、改革创新。从被动保管到主动服务,从档案保管到信息数据资源中心，是档案工作实现转型的必由之路。档案部门要在企业中扮演主动的服务者角色,增强主动提供参考信息的意识，以信息化手段提高档案服务能力。突出为企业发展服务，尽快完成由保管到服务的转变。
三，充分利用大数据技术，推动档案资源开发利用工作创新
大数据时代的到来，使数据成为了重要的生产因素。企业档案作为企业生存发的客观记录，是企业数据的基础，具有不可估量的时代价值。在企业科技化、信息化、现代化的道路上，如何整理、筛选档案的大数据，使其进一步发挥数据基石的作用，延伸企业发展空间、拓展企业发展方向，对于企业尤为重要。
（一）以“信息化”为手段，不断提升档案管理水平
企业档案信息化的内容主要有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，是将企业档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。
提升档案管理信息化水平，建立有效的文件档案管理信息系统是前提。为此要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案管理工作的需要；其次，依据文件处理流程进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。提升档案管理信息化水平，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的档案专业队伍是关键。现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案工作人员必须增强掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等方面的能力。我们要以这次档案职业技能竞赛为契机，积极组织开展档案竞赛、调考、培训，加快档案技术人才培养，着力打造一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案人才队伍。
（二）以“私有云”为保障，推进数字档案馆建设
中央企业具有机构庞大、地域分布广，下属单位较多且层次复杂等特点。在大数据环境下，实现企业档案资源集中开发应用、分级管理，构建具备档案资源数字化、信息采集标准化、信息存储安全化、信息服务网络化等特点的立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。私有云一般在防火墙之后，是供自己内部人员或分支机构使用的云，能够提供对数据、安全性和服务质量的最有效控制。对于中央企业数字档案馆来说，其包含了大量敏感性信息，要确保档案信息资源的安全。因此，在云计算安全性未取得进展的情况下，基于私有云推动中央企业数字档案馆建设成为首选。
同时，我们要通过数字档案馆建设的具体实践，逐步培养一批在系统开发与维护、档案数字化加工与管理、标准法规建设与保护、相关技术的使用与研究以及数字档案馆运营与管理等方面具有持续发展能力的专业人才队伍。软硬件基础设施是数字档案馆建设的基本前提条件。数字档案馆的建设要配置相应的网络设备、服务器、档案数字化设备以及系统软件等。数字档案信息资源是数字档案馆建设的核心内容。一方面，要做好多种媒体形式的原始馆藏档案(如纸质档案、照片档案、声像档案等)的数字化处理和电子文件的接收，通过对数字档案的整理加工重组，建立多种形式的数字档案信息资源库;另一方面，要加强对网络档案信息资源的搜集、组织和开发利用。要基于私有云，最终通过各个数字档案馆建设，建成高质量的中央企业数字档案信息库，更好的服务于中央企业发展，服务于国民经济建设。
（三）以“大数据”为统领，推动资源深度挖掘利用
当前，许多企业档案馆建设处于一种“资源中心”模式，重藏轻用。档案馆的工作重心是资源接收进馆，档案馆馆藏转化为信息资源的能力严重不足，这就使得原本步入半衰期的档案资源直接进入休眠期乃至死亡期，进而导致掌握着企业最有价值信息的档案馆却在数字化时代不断边缘化。大数据时代，数据不再仅是‘捕捞’后加以存储的对象，而应当转变成一种基础资源，用数据这种资源来协同解决其他诸多领域的问题。从大量数据中分析潜在的价值决定着大数据时代档案馆的发展水平及方向，这也就意味着大数据时代，档案馆的传统业务将向档案资源的深度挖掘、综合分析方向转移。
“宝剑锋从磨砺出，梅花香自苦寒来”。央企档案人只有不断提升企业档案资源深度挖掘与综合分析能力，才能更好地服务于企业发展大局。档案人要紧紧围绕企业中心工作开发档案信息资源，为用户提供多种多样的检索方式，将档案资源开发向档案信息实体开发、信息开发和信息知识开发延伸。要积极运用计算机技术、缩微复制技术、光盘技术等现代先进技术的发展，为档案信息的存贮、管理和利用提供新的设备和手段。在大数据的背景下，要利用这些新技术，对档案馆的设备进行配置和更新，对档案馆信息资源提供更深层次的开发利用。总之，在大数据环境下，我们要通过对档案资源的深度挖掘、综合分析，真正使档案资源成为企业最珍贵的资源、最宝贵的财富。
当然，档案数据资源开发利用单纯依靠档案管理部门也难以完成，借这个机会我也希望各中央企业领导同志要高度重视档案工作，要在企业内部形成共识与合力，加深理解认识，加大投入力度，加强人才引进，加快工作部署，使得我们档案工作在大数据背景下焕发新的强大的生机与活力！
这个瞬息万变的社会、这个大数据深度发展的时代，对各行各业都提出了更高的要求。在当今激烈的市场竞争中，我们中央企业比任何时候都更加需要数据信息。深度开发、综合分析档案资源所得的与企业的实物资产同等重要的数据信息，对我们企业的生存发展无疑起着不可替代的作用。在此，我希望我们央企档案人增强使命感、荣誉感，坚守为党管档、为国留史、为企立传的价值追求，充分利用大数据技术深度开发档案资源，让其真正起到“传承文化、服务中心、防范风险、维护权益”的作用，为实现中华民族伟大复兴梦、全面构建和谐社会而努力奋斗！
